Les modalités du contrat avant l’installation du dossier médical électronique

Eventuellement, en raison du manque de connaissance et d’expérience, le contrat se réalise lorsqu’un délégué d’une compagnie vient pour commercialiser un système médical électronique, et il se limite à une exposition visuelle du système qui explique ses caractéristiques et ses avantages et dispose ses expériences précédentes, À première vue, il semble logique et bien, mais à long terme cette procédure affronte plusieurs contraintes techniques si la société n'a pas étudié l'écart existant et les problèmes contractuel qui peuvent survenir à cause des plusieurs développements qui laissent l'établissement médical et le producteur de dossier médical électronique, dans les multiples problèmes. Nous pensons à partir de notre expérience que mettre en considération ce qui suit peut réduire beaucoup d’effort.


La partie générale :

  • Le contrat devrait inclure la méthode de la résiliation du contrat et les conséquences invoquées pour les deux parties dans les premiers stades et les stades avancées, afin d'éviter les complications des interprétations juridiques.
  • Il est évident que le contrat doit inclure qu’il est interdit de transférer n’importe quelle information obtenue à la suite de signature du contrat avec l’autre partie sans autorisation écrite de l’autre partie.
  • Le contrat devrait contenir toutes les définitions et les sujets en relation avec le contrat.
  • Le contrat doit clarifier les sanctions pénales ou morales ou financières à cause d’une défaillance et les moyens de régler la dissension.

Ce qui concerne la partie système (système médical électronique ou dossier médical électronique) ou "software"

  • Le contrat devrait inclure les droits de propriété et ceux qui sont de retour, et le contenu ou quelques références de la version actuelle parce qu’elle présente l’objet du contrat.
  • En cas de résiliation du contrat, on doit préciser la différence entre les droits de contenuet les droits de données dans le système logiciel comme un système d'informations médicales.
  • La société doit livrer les divers documents qui concernent la procédure de travail, le plan d’implémentation, guide d’explication de système, et les divers documents qui bénéficient l’établissement plus tard.
  • Il faut clarifier si les coûts incluent les frais de mises à jour ultérieures et les opérations de suivi et d’entretien ou ils concernent juste la version actuelle.
  • Il faut séparer entre les composants du software et ses parties et entre les composants du hardware et ses parties pour implémenter le dossier médical électronique.
  • Si le contrat est avec une tierce partie, il faut préciser la nature de ses tâches et ses droits financiers.
  • Il est important que le contrat garantisse la confidentialité des données des patients et les moyens de les préserver et les diverses données personnelles et générales de l’établissement.
  • Le système doit contenir la procédure de liaison de système avec les autres systèmes au niveau de l’établissement et à l’échelle nationale sans ajoutant des coûts supplémentaires de n’importe quel type.
  • Le contrat doit contenir une période d’essai ainsi que le contenu de la formation et sa durée, de plus il faut noter la phase réelle et sa durée nécessaire et ici il faut distinguer clairement entre l’installation et le fonctionnement.
  • Le contrat doit tenir compte de la confidentialité locale ou individuelle de l’établissement et l’illustrer d’une façon détaillée pour éviter les confusions et désigner s’il y’a des coûts financiers ou pas.

Ce qui concerne le support technique dans le contrat :

  • Le contrat doit séparer entre le support technique dans la période d’essai et l’installation et le support technique dans la phase réelle, et éventuellement, il sera sous la forme d’un contrat séparé qui identifie les obligations financières indépendamment.
  • Il est important de déterminer la nature du support technique, le nombre d’heures de présence, et de faire la différence entre le support technique et le développement du logiciel.

Ce qui concerne l’interface utilisateur :

  • Parfois, le bénéficiaire demande d’établir quelques modifications au niveau de l’interface utilisateur de dossier médicale électronique pour qu’elle soit plus adaptée à ses besoins, les coûts de cette action sont supplémentaires et il faut les prendre en compte.
  • Il est important que le contrat inclue les composants de l’interfaceutilisateur, la nature de ses composants pour résoudre n’importe quelle confusion qui peut se provenir suite à des nouveaux besoins.
  • Le contrat doit contenir si le dossier médical électronique a besoin d’une évolution, et quelles sont ces composants et le temps de mise en œuvre. Dans le cas de l’existence des erreurs au niveau du logiciel, il faut préciser le temps de les corriger.

Les formations :

  • Le contrat doit contenir les détails de la formation, les sujets concernés et les durées associées.
  • Le contrat doit préciser s’il existe un besoin à des formations supplémentaires et comment les gérer y compris les formations qui résultent des mises à jour de la version actuelle.

L’application :

  • Il est important de différencier entre l’installation et l’application, de plus, il est nécessaire de signaler la partie applicative et l’activation réelle de dossier médical électronique et la façon de laquelle il va se réaliser et sa période approximative.
  • Le contrat doit indiquer clairement les conditions qui doivent être respectés par le bénéficiaire du dossier médical électronique pour finir l’application sur le plan pratique.

Mises en garde générales (garanties qui doivent être soumises) :

  • L’entreprise productrice du système doit fournir les garanties essentielles qui offrent un bon service et ces garanties doivent être indiquées clairement.
  • Les garanties doivent contenir les droits de propriété intellectuelle, les droits de contenu, la responsabilité de l’entreprise productrice au niveau de la formation et le support technique.
  • Le contrat est considéré parmi les éléments essentiels sur lesquels se base le compromis entre l’entreprise et le bénéficiaire, pour cette raison, il faut le lire attentivement et examiner ses différents composants.
  • Le contrat doit indiquer les dommages qui résultent de contrat et les moyens de résoudre ces problèmes ainsi que les phases dans lesquelles on peut faire la résiliation.
  • Le dossier médical électronique doit inclure un point très important qui est une illustration claire des détails techniques qui forme la base du contrat et ici il est conseillé de nous envoyer une liste composée des choix fondamentaux pour évaluer le produit techniquement, il existe une liste préparé à l’avance qui peut vous aider dans la procédure d’évaluation.
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